Bei der betrieblichen Buchführung im Allgemeinen und der Reisekostenabrechnung im Besonderen ist transparentes Controlling von größter Wichtigkeit. Damit ist unter anderem gemeint, dass bei der Abrechnung Reisekosten stets klar gegliedert und somit leicht überschaubar aufgeführt werden müssen. Dabei kann Ihnen spezielle Reisekostensoftware sehr helfen.
Reisekostensoftware erleichtert die Abrechnung
Moderne Reisekostensoftware ermöglicht Ihnen nicht nur transparentes Controlling, sondern erleichtert Ihnen die aus gleich mehreren Gründen komplexe Abrechnung der noch anfallenden oder bereits gezahlten Reisekosten. Diese Komplexität ist unter anderem auf die unterschiedlichen Steuersätze zurückzuführen, welche für verschiedene Kostenpunkte, die unter Reisekosten fallen, angesetzt werden. Erschwert wird dies, wenn die Geschäftsreisen ins Ausland führen, wo nochmals andere Steuergesetze gelten. Hochwertige Software wendet automatisch die richtigen Steuersätze an. Ferner kann sie Pauschalen, Regelsätze, Ermäßigungen und dergleichen mehr berücksichtigen. Zudem ist es je nach Software möglich, dass Ihre Mitarbeiter für die Abrechnung Reisekosten selbst eintragen, wodurch bürokratische Umwege, die unnötig Zeit beanspruchen, vermieden werden.
Verschiedene Arten von Reisekostensoftware
Falls Sie für die Reisekostenabrechnung Software verwenden möchten, können Sie zwischen verschiedenen Varianten wählen. Bei der ersten Variante handelt es sich um Reisekostensoftware, die Sie wie jede andere herkömmliche Software erwerben und auf einem Computer installieren. Bei der anderen Variante handelt es sich um Software, die Sie über das Internet nutzen können. Dadurch sparen Sie sich einerseits die Anschaffungskosten und anderseits die Installation sowie weitere möglicherweise anfallende Wartungsarbeiten. Jedoch müssen Sie bedenken, dass Sie nicht der Eigentümer der Software sind und sich somit an die Nutzungsbedingungen des Anbieters halten müssen. Zudem müssen Sie entweder für jede einzelne Nutzung der Software eine Gebühr entrichten oder für die Nutzungsberechtigung eine Art Miete bezahlen. Folglich kann der Kauf von Reisekostensoftware im Vergleich zu der besagten Mietung oder den anfallenden Gebühren langfristig die kostengünstigere Entscheidung sein.
Reisekostensoftware erleichtert die Reisekostenabrechnung enorm, da Sie mit ihr besonders zeitsparend und effizient arbeiten können. Zudem gewährleistet sie transparentes Controlling bei der Abrechnung. Doch ob Sie sich für den Kauf solcher Software oder für vergleichbare Onlinelösungen entscheiden, ist nicht zuletzt eine Frage der damit einhergehenden Kosten, weshalb die Entscheidung wohlüberlegt sein sollte.
Fotocredit: Kaarsten – Fotolia
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