Die Planung einer Großveranstaltung ist kein Kinderspiel und sollte von routinierten und versierten Profis durchgeführt werden. Damit eine Großveranstaltung zum Erfolg wird, bedarf es vieler kleiner aber sehr wichtiger Versatzstücke. Egal, ob im Konzert- und Festivalbereich, bei Filmpremieren und Galas – jedes Detail muss stimmen, damit die Abläufe reibungslos funktionieren.
Planungsagenturen
Es gibt Agenturen, die sich auf die Planung und Durchführung von Großveranstaltungen spezialisiert haben. Eine Eventagentur ist der richtige Partner für Großveranstaltungen jeder Art. Die Eventagentur arbeitet mit einem Pool von Dienstleistern aus den unterschiedlichsten Bereichen zusammen, um Ihre Veranstaltung erfolgreich an den Start zu bringen und ans Ziel zu führen. Ehe man mit der Planung der Veranstaltung beginnen kann, muss man einige Parameter abstecken. Hierzu gehört in erster Linie das zur Verfügung stehende Budget. Im Anschluss muss der Rahmen festgelegt werden und wie viele Gäste erwartet werden. Es ist sinnvoll sich im Vorfeld schon Gedanken zu machen und die Wünsche zu definieren, damit man alles kompensiert bei der Eventagentur vorgetragen werden kann. Dadurch gestaltet sich das Erstgespräch und Konzeption wesentlich effizienter für beide Seiten. Ebenso macht es Sinn im Vorfeld einige Angebote von verschiedenen Eventagenturen einzuholen und ausführlich die Preise zu vergleichen. Auch hierbei ist es wichtig genau formulieren zu können was man möchte.
Service
Hat man sich für eine Agentur entschieden, beginnt die Planung. Als Auftraggeber kann man sicherlich Empfehlungen im Hinblick auf Dienstleister aussprechen oder auf Wunsch auch Teile der Planung eigenständig übernehmen. Viele Eventagenturen agieren als Full-Service Dienstleister und bieten auch die PR-Leistungen für Veranstaltungen an. Wenn man möchte kann man diese Leistung in Anspruch nehmen. Man kann jedoch auch eine externe PR-Agentur beauftragen und klare Grenzen ziehen – Das ist eine Frage des Budgets. Dank moderner Kommunikationsmittel und -wege sowie Social Media kann man heutzutage auch eigenständig sehr erfolgreich Online-PR für eine Veranstaltung machen. Online-PR ist eine tolle und günstige Sache, um möglichst viele Menschen zu erreichen. Foto – yuri_k – Fotolia
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