In den meisten Unternehmen werden viele Arbeitsabläufe immer auf die gleiche Weise ausgeführt. Das ist kein Zufall. Denn optimale Abläufe garantieren Ordnung und sparen Geld – für Unternehmen und Kunden. Wie also können auch Sie die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen optimieren?
Details verabreden
Die Ordnung in den Arbeitsabläufen beginnt bereits bei Absprachen. Mit Geschäftspartnern werden Warensendungen, Termine, Preise, Mengen und einiges mehr besprochen. Diese Informationen werden anschließend verwaltet und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Diese wiederum sprechen mit Kunden, nehmen Bestellungen entgegen und verwalten die Zahlung von Ware. Das klingt zunächst sehr einfach und übersichtlich. Mit der richtigen Anwendungssoftware sind all diese Aufgaben auch kein Problem. Können Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nämlich immer auf die aktuellen Informationen zugreifen, entstehen keine Fehlbuchungen, Ware wird nicht doppelt gekauft oder verkauft und eingegangene Zahlungen lassen sich zeitnah prüfen. In kleinen Unternehmen, in denen es eine überschaubare Anzahl an Mitarbeitern und Abteilungen gibt, lassen sich Informationen mittels einfacher Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Datenbanken verwalten und Absprachen persönlich vornehmen.
Informationen verwalten
In größeren Unternehmen ist eine zusätzliche Komponente notwendig – Etikettiersysteme. Wächst Ihr Unternehmen in verschiedene Abteilungen, ist es nicht mehr möglich, Arbeitsabläufe persönlich zu überwachen. Ein technisches Hilfsmittel kommt hier sehr gelegen. Mit einem Etikettiersystem (dazu hier mehr) können Sie zunächst Adressaufkleber oder Beschriftungen für Ordner ausdrucken. Mit einem Etikett lassen sich aber auch weitere Informationen transportieren. Eine Akte beispielsweise, versehen mit einem Barcode, kann Mitarbeiter schnell darüber informieren, wann und von wem die Akte zuletzt bearbeitet wurde und ob der Vorgang bereits abgeschlossen ist. In der Logistikbranche hingegen können Sie Ware genau verfolgen und Ihre Kunden über den aktuellen Stand informieren. Sie können aber auch detaillierte Informationen über Aussehen, Form oder Farbe von Waren speichern und diese an geschlossenen Paketen anbringen. Das erspart Mitarbeitern die zeitaufwendige Prüfung des Inhaltes.
Optimale Arbeitsprozesse
Arbeitsabläufe zu optimieren wird immer leichter. In vielen Bereichen können Sie Software benutzen, um Ihre Mitarbeiter und Kunden mit aktuellen Informationen zu versorgen und diese – gleichzeitig – optimal verwalten. Etikettiersysteme sind eine gute Ergänzung zu Softwarelösungen. Etiketten können alle möglichen Informationen enthalten, schnell angebracht und ausgelesen werden. Das spart Zeit und letztlich Geld.
IMG: Rene Schubert – Fotolia
Werbung
