Tipps für Existenzgründer: Sekretariatsservice

Frau am Laptop am Schreibtisch

Als Gründer eines Unternehmens hat man in den ersten Jahren vor allem eines: zu wenig Zeit. Beim Aufbau einer Firma müssen viele Dinge gleichzeitig geschehen. Die eigentliche Arbeit muss beginnen, parallel dazu die eigenen Produkte oder Dienstleistungen bekannt gemacht werden und eine hierzu notwendige Infrastruktur geschaffen werden. Wer all diese selbst leisten möchte, scheitert oftmals bereits nach wenigen Monaten. Hier kann ein Büroservice Abhilfe schaffen.

Jederzeit erreichbar und auf aktuellem Stand

Tatsache ist, dass man nur dann Geld verdient, wenn man dem eigentlichen Zweck des Unternehmens intensiv nachgeht. Dabei wird oftmals das Büro in sträflicher Weise vernachlässigt. Der grundsätzliche Ansatz ist allerdings richtig: man sollte sich als Gründer vor allem auf die Dinge konzentrieren, die man besonders gut kann, weil man dann deutlich effektiver arbeitet und wirtschaftet. Trotzdem müssen eine Erreichbarkeit des Büros und eine auf aktuellem Stand befindliche Bearbeitung des Post- und E-Mail-Verkehrs gewährleistet sein. Anderenfalls springen Neukunden schnell ab und wirken – was noch schlimmer ist – in negativer Weise als Mulitplikatoren. Das Image, den eigenen Aufgaben nicht gewachsen zu sein, wird man gerade als frisch gestarteter Unternehmer nur äußerst schwer wieder los. Deshalb macht ein externer Büro-Service gerade in dieser Phase besonders Sinn.

Viele Vorteile durch enge Zusammenarbeit

Der Nutzen eines externen Büroservices endet jedoch nicht bei einer effektiveren Abarbeitung der Kontaktaufnahmen von außen. Vielmehr führt die Unterstützung dazu, dass auch die Prozesse innerhalb des Unternehmens optimiert werden, weil die Angestellten des externen Dienstleisters über eine entsprechende Erfahrung verfügen. Zudem hilft ein solcher Service dabei, die Kosten zu Beginn der Unternehmung im Rahmen zu halten. Häufig ist der Arbeitsanfall im Büro nicht gleichmäßig. Für eigene Kräfte würde dies bedeuten, dass Phasen extremer Überlastung lange Stunden ohne echte Beschäftigung folgen würden. Bei einem externen Service wird dagegen nur abgerechnet und bezahlt, was auch tatsächlich geleistet wurde. Dies hilft Kosten zu sparen.

Weniger Bürobedarf im eigenen Haus

Auch die Einrichtung des hausinternen Büros kann eine Nummer kleiner ausfallen, wenn für eine Vielzahl von Sekretariatsaufgaben ein externer Service gebucht wird. Der Ankauf oder das Leasing von Faxgeräten und Kopierern kann auf diese Weise aufgeschoben werden. Dies erlaubt ein tatsächlich organisches Wachstum des neuen Unternehmens mit tatsächlich flexiblen Lösungen.

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